A mai modern vállalati környezetben a prezentációt rendszerint használják az információáramlás elősegítése céljából. Egy új munkahelyre érkezve – különösen, ha a nagyvállalati szektorban helyezkedünk el – már az első héten tapasztalni fogjuk ezeknek fontosságát, hisz a különböző oktatások kvázi prezentáció formájában kerülnek megtartásra. A későbbiekben a különböző meetingeken, továbbképzéseken szintén rendszerint találkozhatunk az információátadás ezen formájával, sőt, előbb-utóbb az is elképzelhető, hogy ránk kerül a sor és nekünk kell a prezentáló szerepkörét betöltenünk.
Szakmai témákról beszélni egy csoport előtt, pláne úgy, hogy akár a főnökünk is jelen van, nem mindenkinek megy egykönnyen és ezzel nincs is semmi probléma. Nem mindenki születik jó előadói készségekkel, ugyanakkor jó hír, hogy ennek fejlesztésére számtalan lehetőség adott, továbbá egy alapos felkészülés könnyen átlendíthet bennünket az előadói vénánk hiányából eredő akadályokon. A továbbiakban erre teszünk kísérletet, vagyis olyan tanácsokkal próbálunk szolgálni, melyek betartásával egy összképét tekintve igényes és felkészült előadás benyomását tudjuk kelteni.
Készüljünk a hallgatóságból
Talán elsőre kissé furcsán hangozhat, de az előadásunk megtervezésében rendkívül fontos szerepet játszik az, hogy kik jelentik a hallgatóságot. Nem mindegy ugyanis, hogy a munkahelyi hierarchiában hol helyezkednek el azok, akikhez előadásunk során szólni fogunk. Ha például velünk nagyjából azonos pozícióban lévő kollégáknak prezentálunk, akkor választhatunk egy könnyedebb hangvételt, míg ha a felsőbb vezetésnek tartunk előadást, abban az esetben törekednünk kell a hivatalosabb hangvételre.
Határozzuk meg a prezentáció fő irányvonalait
Egy sikeres prezentáció elkészítéséhez több, a tartalmat érintő szempontot is mérlegelnünk kell:
- Mi a prezentációnk célja, milyen információkat szeretnénk átadni?
- Hogyan tudom az állításaimat leginkább alátámasztani tényekkel, adatokkal?
- Mi az, ami ezek közül leginkább felkeltheti a hallgatóság figyelmét?
- Milyen hatást szeretnék kiváltani a prezentációval (pl. döntés elősegítés, döntéstámogatás stb.)?
Rendkívül fontos egy előadás kapcsán, hogy a száraz információátadás helyett törekedjünk valamiféle konklúzió levonásának az elérésére. Például eladási adatok megjelenítésekor igyekezzünk kiemelni a várhatóan legnagyobb hatást kiváltó számokat, és ezek jelentőségét részletezni. Ezenkívül, ha teljesítményt szeretnénk összehasonlítani, bátran használjunk grafikonokat a jobb szemléltetés elérése érdekében. A lényeg, hogy az előadásunk egy megtervezett struktúra szerint haladjon, melyben az érdemi információk kiemelésével segítsük a hallgatót a prezentáció fő üzenetének megértésében.
Fogjuk rövidre
Senki sem szereti a hosszan elnyújtott, részletekbe menő előadásokat, tehát törekedjünk ennek az elkerülésére. Munkahelyi prezentáció lévén szó 20 percnél tovább ne igazán húzzuk. Ettől függetlenül készülhetünk ennél hosszabb időt felölelő anyaggal, és ha érdeklődés mutatkozik rá, illetve kérdéseket kapunk a prezentációt illetően, akkor kifejthetünk bizonyos pontokat részletesebben, de alapvetően törekedjünk egy rövid és tömör előadás elkészítésére.
Készítsünk áttekinthető diasort
Kerüljük az összetett mondatok megjelenítését a diasoron, próbáljunk meg kulcsszavak segítéségével dolgozni, amit aztán szóban fejtsünk ki részletesebben. Továbbá ezeknek mennyiségét se túlozzuk el, inkább a vizualizációra, tehát a képekre, grafikonokra és kimutatásokra fektessünk nagyobb hangsúlyt.
Kerüljük a szakzsargont
Érdemes erre odafigyelni még akkor is, ha tudjuk, hogy olyan kollégák előtt fogunk előadást tartani, akik értik a szakkifejezéseket, rövidítéseket. Egy prezentációnak ugyanis mindig az egyszerűségre és a könnyű átláthatóságra kell törekednie, függetlenül attól, hogy ki a közönség.
Teremtsünk szemkontaktust
Nem számít, hogy a prezentációnkat hány ember előtt tartjuk, igyekezzünk mindig szemkontaktusokat teremteni, tekintetünket széles körben megosztani. Éreztessük a hallgatósággal, hogy beszédünk őket célozza meg és érdeklődést mutatunk reakcióik iránt.
Ügyeljünk a testbeszédre
A becslések szerint kommunikációnk több, mint háromnegyedét a nonverbális kommunikáció teszi ki. Ez egyben azt is jelenti, hogy prezentációnk során kiemelten kell figyelnünk ezen területre is. Előadás közben kerülendő például a kar összefonása, vagy a kéz zsebre tétele. Ehelyett inkább a nyitottságra utaló gesztusvilágot és természetes magabiztosságot próbáljunk közvetíteni beszédünk ideje alatt.
Készüljünk fel a kérdésekre
A korábbiakban már részben szó esett róla, hogy felkészültségünknek mélyebbnek kell lennie pusztán annál, mint amit előadunk. Kérdések ugyanis a prezentációnk bármely pillanatában érkezhetnek, ezeknek sosem szabad váratlanul érnie bennünket. Ettől függetlenül ne essünk pánikba, ha esetleg olyan kérdést kapunk, amire nem tudunk rögtön válaszolni. Inkább kérjünk időt és válaszoljuk meg a kérdést kellő utánajárást követően a nap későbbi részén, minthogy fals információval szolgáljunk.
Ha a legújabb álláslehetőségekre vagy kíváncsi Nyíregyházán, nézz körül a https://nyiregyhazaallas.hu/ főoldalán.
NyiregyhazaAllas.hu / N.G.