Valószínűleg sokaknak van élménye különböző balul sikerült meetingekről, függetlenül attól, hogy csupán résztvevőként vagy előadóként jelent meg a megbeszélésen. Számos tényező okozhatja egy meeting kudarcát, többek között a késések, a megbeszélés céljának vagy az ott egyeztetésre szoruló napirendi pontok hiánya mind-mind olyan faktorok, amik az időpocsékolás érzetét kelthetik bennük egy megbeszélést követően.
A meetingeknek azonban pont, hogy ellenkező célt kellene szolgálniuk, és összhangot teremtve az egyes dolgozók, csoportvezetők között, végső soron időmegtakarító funkciót lenne szükséges betölteniük. Ez azonban megkívánja a hatékony szervezést és előkészülést, ennek hiányában ugyanis nem leszünk képesek kihasználni az ilyen csoportos megbeszélésekben rejlő lehetőségeket. A következőkben olyan tanácsokat fogunk hozni, melyeket hasznos lehet észben tartani és megfogadni, ha egy megbeszélésre invitáljuk kollégáinkat.
Világosan határozzuk meg a meeting célját
Bár alapvető feltétel, számos meetingen okoz kavarodást, hogy nincs jól meghatározva a találkozó célja, illetve az, hogy ki vezeti a megbeszélést. Fontos előre letisztázni a napirendi pontokat, ezeket akár táblára is vethetjük, annak érdekében, hogy egy ívet adjon a meetingnek. Ezenkívül az sem árt, ha jól kihangsúlyozzuk, hogy mik azok dolgok, illetve tanulságok melyekre az összejövetel során rá akarunk világítani.
Kezdjünk és végezzünk időben
Nagyon sokat ronthat a meeting hangulatán, ha az előadó sokat késik, vagy hosszasan elnyújtja mondandóját. Éppen ezért, ha meetinget szervezünk, határozzuk meg pontosan annak kezdési, illetve befejezési időpontját és ehhez szigorúan tartsuk magunkat. A befejezés természetesen változhat, annak függvényében, hogy a résztvevőknek mennyi kérdésük van, ugyanakkor megválaszolandó kérdések hiányában mindenképpen tartsuk magunkat az előre megbeszélt befejezéshez.
Döntsünk a meeting jellegéről
Nem mindegy, hogy milyen meetinget kívánunk tartani, hisz ez alapján kell meghatároznunk, hogy mely kollégákra lesz szükségünk a megbeszélés során. Lehet, hogy csak információkat szeretnénk közvetíteni, de előfordulhat, hogy vitaindító, esetleg feszültségeket enyhítő munkahelyi összejövetelt tartanánk. Ezeket mindenképp tisztázzuk le magunkban és azalapján válogassuk meg a releváns személyeket, illetve a meeting hangvételét is.
Ösztönözzük az aktív részvételt
Nem sokat ér valakinek a jelenléte, ha folyamatosan a telefonját nyomkodja, esetleg az e-mailjeire válaszol a laptopján. Személyes meetingek esetén határozottan kérjük meg a résztvevőket ezen eszközök mellőzésére, az online térben pedig akár a kamera bekapcsolását is előírhatjuk.
Építsünk bizalmat
Egy konstruktív megbeszéléshez minden résztvevőben bizalmat kell ébreszteni, abban a tekintetben, hogy merjék kifejteni álláspontjukat egyes vitás kérdéseket illetően. Hallgassuk meg minden hozzászólónak az észrevételeit, és ha nem értünk vele egyet azt racionális érveléssel vitassuk és ne érzelmi alapon.
Figyeljünk arra, hogy a témánál maradjunk
A hozzászólás lehetőségét természetesen fontos, ugyanakkor a sok megszólaló könnyen azt eredményezheti, hogy a végén a vita tárgya már teljesen eltér az eredetileg felvázolt témától. Egyfajta moderátori szerepkörben is fel kell lépnünk tehát, és olyan mederbe terelni a vitát, hogy az konstruktív legyen a meeting alaptémáját illetően.
Szülessenek megállapodások, határozzuk meg felelős személyeket
Fontos, hogy a meeting egy előremutató konklúzióval, illetve döntésekkel záruljon. Természetesen az is egy döntés, hogy a téma további megbeszéléseket, esetleg további munkatársak bevonását igényli, ugyanakkor ezesetben szabjunk határidőt a következő összejövetelt illetően. Ha viszont a meeting teljes egyetértésben zárul, akkor fontos, hogy mindenki tisztában legyen feladataival a jövőre nézve. Ennek tisztázását semmiképp se hagyjuk figyelmen kívül.
Végezzünk utókövetést
A meetinget követően szigorúan kövessük figyelemmel, hogy a megbeszéltek szerint haladnak-e a dolgok. Ha nem, az azt jelenti, hogy talán nem volt effektív a találkozó, nem kommunikáltuk megfelelően a jövőbeli teendőket. Ennek kiküszöbölése érdekében kérdezzük meg a résztvevőket véleményükről, tapasztalataikról, és ha nem olyan visszajelzéseket kapunk, mint amilyennek éreztük a meeting hatékonyságát, akkor mindenképp eszközöljünk változtatásokat.
Ha munkanélküliként állást keresel, vagy csak új környezetben próbálnád ki magad, nézz körül a https://nyiregyhazaallas.hu/ főoldalán a legfrissebb lehetőségekért.
NyiregyhazaAllas.hu / N.G.